Büro für geförderte Projekte (SPO)

MSC09
1 Universität von New Mexico
Albuquerque, NM 87131-0001

Physischer Standort:
1650 University Boulevard NE
2200. Etage, Suite XNUMX

Telefon: +505 (272) 9383
Fax: +505 (272) 0159

Untervergabeverfahren

Ein Unterzuschlag kann auch als Unterzuschuss (wenn der Hauptfinanzierungsmechanismus ein Zuschuss ist) oder Untervertrag (wenn der Hauptfinanzierungsmechanismus ein Vertrag ist) bezeichnet werden. Sub-Awards werden vergeben, wenn zwei oder mehr Institutionen an einer Idee zusammenarbeiten. Die Arbeit eines Sub-Preisträgers kann erheblich zum Ergebnis der durchgeführten Forschung beitragen, was einen wesentlichen Unterschied zwischen einem Berater und einem Sub-Preisträger darstellt. Ausgehende Unterprämien haben eine Obergrenze für den Dollarbetrag, in dem die Institution indirekte Kosten einziehen kann, siehe F&A-Tarifvereinbarung. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie eine externe Ressource (Berater oder Sub-Award) klassifizieren sollen, lesen Sie bitte unsere Klarstellungsdokument für Berater vs. Untervergabe.

Befolgen Sie diese Schritte, wenn Sie eine Unterprämie beim HSC erhalten:

  • Wenn eine andere Institution HSC in ihr Stipendium aufnehmen möchte, füllen Sie ein Antragsdatenblatt (PDS) und ein Interessenkonfliktformular (COI) sowie die Punkte in der Checkliste aus
  • Das Fälligkeitsdatum für das HSC Sponsored Projects Office ist 5 Werktage, bevor der Prime Grantee die HSC-Papiere benötigt
  • Nachdem der Stipendium dem Prime Grantee zuerkannt wurde, wird seine Geschäftsstelle einen Sub-Award ausarbeiten und an das HSC Sponsored Projects Office senden
  • Zu diesem Zeitpunkt wird der Principal Investigator bei HSC aufgefordert, ein ABS-Formular vorzulegen und die Leistungsbeschreibung und das Budget für die Untervergabe zu überprüfen
  • Sobald der Sub-Award von beiden Parteien unterzeichnet wurde, wird das Sponsored Projects Office den Award bearbeiten und die Datei an Contract & Grant Accounting senden, wo eine Indexnummer vergeben wird. Spesen können jetzt gebucht werden.

Für die Sub-Awards „MONEY IN“ sind folgende Gegenstände erforderlich:

  • Interne Formulare: Vorschlagsdatenblatt (PDS) und Interessenkonfliktformulare (COI), unterzeichnet vom Dept Chair.
  • Seite mit signiertem Gesicht oder ein Anschreiben (einschließlich der US-Steuernummer 85-6000-642 von UNM und der DUNS-Nummer 829868723 von UNM HSC). Diese muss eine Unterschrift von Pre-Award enthalten. Ein NIH 398-Formular enthält normalerweise alle erforderlichen Informationen. Eine teilweise fertiggestellte 398 befindet sich auf der Pre-Award-Website.
  • Einige Prime-Preisträger werden eine Absichtserklärung des Konsortiums.
  • Umfang der Arbeiten (kann mit Prime integriert werden)
  • Gesamtbudget (für den UNM-Untervertrag). Wenn Sie mit dem 424R&R und prime ein detailliertes Budget erstellen, extrahieren Sie die 424R&R-Sub-Award-Budgetformulare und senden Sie eine E-Mail an den prime erst nach Genehmigung vor der Vergabe. Dollarbeträge müssen mit dem Betrag auf der Vorderseite oder dem Anschreiben 398 übereinstimmen, das von der Vorabvergabe unterzeichnet wurde. Bei Einreichung in Papierform befindet sich das Budget in der Regel auf den NIH-Formularen 4 und 5 Budgetseiten. Achten Sie darauf, F&A in das Budget aufzunehmen.
  • Budgetbegründungen (für UNM HSC) falls zutreffend
  • Biografischer Entwurf (wenn DHHS) für Schlüsselpersonal – dies wird zumindest der UNM PI sein. Stellen Sie sicher, dass PubMed-Referenzen im richtigen Format vorliegen.
  • Checklistenseite (Wenn der DHHS 398-Papierantrag verwendet wird und der Antrag nicht in elektronischer Form vorliegt.) Dies zeigt den UNM F&A Breakout.
  • IDC (F&A) Tarifvereinbarung (Gemeinkosten, indirekte Kosten und F&A sind alle dasselbe). Wir sollten dem Prime immer eine Kopie (per E-Mail) geben.
  • Ausbildung zum Schutz der Teilnehmer an der Humanforschung Ausbildungszertifikate ggf. – kann in der Phase „Just in Time“ angefordert werden.
  • Aktualisiertes Formular „Aktueller und ausstehender Support“ kann von Schlüsselpersonal in der Phase „Just in Time“ angefordert werden, wenn DHHS. Seien Sie darauf vorbereitet, dies später zu bekommen.
  • Muss möglicherweise auch ein bereitstellen VA MOU auf Anfrage beim Prime. In jedem Fall benötigen die VA und die Pre-Award ihre Akten, wenn jemand einen gemeinsamen Termin hat und der Antrag an das NIH geht. Die VA verlangt, dass dies in der Angebotsphase unterschrieben wird.
  • Manchmal möchte der Hauptpreisträger eine Kopie von UNMs letztes Audit & Financial Statements.

Originale sind NICHT erforderlich. Faxe sind in Ordnung. Gescanntes PDF/E-Mail ist auch in Ordnung.

Bringen Sie die Pre-Award 5 Werktage vor Fälligkeit zum Prime.

Befolgen Sie diese Schritte, wenn Sie eine Unterprämie von UNM haben:

  • Wenn das HSC mit einer anderen Institution an einem Stipendium zusammenarbeiten möchte, bitten Sie einen potenziellen Sub-Stipendiaten, Ihnen Folgendes zu senden:
    1. Eine PHS 398-Gesichtsseite mit einer autorisierten Unterschrift eines Beamten der empfangenden Institution oder Agentur. Ein formelles Konsortiumsschreiben, das von einem autorisierten institutionellen Beamten unterzeichnet wurde, ist nur akzeptabel, wenn eine unterzeichnete PHS 398-Seite nicht erhältlich ist (als letzter Ausweg).
    2. Verpflichtung des Beraters oder Subunternehmers
    3. Detailliertes Budget mit Budgetbegründung
    4. Lastenheft
    5. Bioskizzen von Schlüsselpersonal (für Vorschläge an DHHS)
    6. Checklistenseite (bei Verwendung von PHS 398)
    7. F&A-Tarifvereinbarung des Empfängers
  • Bitten Sie den Sub-Preisträger, Ihnen alle Materialien 3 Werktage vorher zu besorgen  Sie müssen Ihr Überprüfungspaket und Ihr Budget beim Büro für gesponserte Projekte einreichen
  • Hinweis: Der Hauptcampus und die UNM-Zweigstellen WERDEN NICHT als Sub-Preisträger klassifiziert. Einzelpersonen aus diesen UNM-Standorten belasten das Stipendium direkt und ein F&A-Split ist abgeschlossen
  • Fügen Sie Informationen zu Unterprämien in Ihren Förderantrag ein und leiten Sie sie zur Genehmigung an das Büro für Sponsored Projects weiter
  • Sobald die Grant Award Notice beim HSC eingeht, werden Sie aufgefordert, eine ABS-Datei anzugeben, und der Unter-Preisträger wird in Ihrem Budget berücksichtigt
  • Das Geförderte Projektbüro erstellt dann den Teilpreis
  • Der HSC-Hauptprüfer liefert die Leistungsbeschreibung und die Budgetaufschlüsselung des Sub-Preisträgers
  • Der Sub-Award für Geldausgaben wird dann von beiden Institutionen unterschrieben. Der HSC Principal Investigator und die Abteilung erhalten eine elektronische, vollständig ausgefertigte Kopie
  • Die Sub-Award-Datei wird dann an Contract & Grant Accounting gesendet, wo in Banner eine Belastung eingerichtet wird
  • Der Sub-Awardee schickt Rechnungen an Contract & Grant Accounting, die diese unterschreiben und zur Überprüfung und Unterschrift an den UNM HSC PI weiterleiten und dann an die Kreditorenbuchhaltung zurücksenden, wo die Zahlung freigegeben wird

Für die Sub-Awards „MONEY OUT“ werden folgende Gegenstände benötigt:

  • Seite mit signiertem Gesicht oder ein Anschreiben (bitte geben Sie die US-Steuernummer, den Kongressbezirk und die DUNS-Nummer an). Dies muss eine Unterschrift des institutionellen Beamten enthalten. Es sollte auch die Adresse des Unternehmens oder des PreAward-Büros enthalten, damit wir wissen, wohin der Unterauftrag gesendet werden soll. Die Formulare 398 oder 424R&R enthalten normalerweise die erforderlichen Informationen. Bei Verwendung des 424R&R kann der Institutional Official einfach unten auf Seite 2 unterschreiben.
  • ANMERKUNG: Bundesvorschriften verlangen nun, dass Sub-Awardees eine DUNS-Nummer haben und es wird auch von UNMHSC verlangt, dass sie auch in SAM registriert sind. Sehen: http://www.grants.gov/web/grants/applicants/organization-registration/step-1-obtain-duns-number.html für DUNS und http://www.grants.gov/web/grants/applicants/organization-registration/step-2-register-with-sam.html für die SAM-Registrierung.
  • Ein Konsortiumsbrief können mit oder anstelle der Titelseite vom Sub-Preisträger unterschrieben beigefügt werden. (Siehe Beispiel, falls erforderlich)
  • Umfang der Arbeiten (kann in UNMs integriert werden, benötigt aber nach der Vergabe eine SOW nur ​​für den Subunternehmer.)
  • Gesamtbudget (für den Unterauftrag). Wenn Sie mit dem 424R&R und UNM ein detailliertes Budget erstellen, extrahieren Sie die Budgetformulare für den 424R&R-Unterpreis, senden Sie eine E-Mail an den Unterpreisträger und lassen Sie sie ausfüllen und per E-Mail zurücksenden. (Der untergeordnete Preisträger muss Adobe auf seinem Computer haben, bevor er die Datei öffnen kann). Dollarbeträge müssen mit der Zahl der institutionellen Beamten des Sub-Preisträgers übereinstimmen, die auf der Vorderseite oder im Anschreiben angegeben ist.
  • Budgetbegründungen -- für die Unterverträge.
  • Biografischer Entwurf (wenn DHHS) für Schlüsselpersonal – Stellen Sie sicher, dass PubMed-Referenzen im richtigen Format vorliegen.
  • Checklistenseite (für F&A-Berechnungen, wenn Papier DHHS 398 verwendet wird)
  • IDC-Tarifvereinbarung (Gemeinkosten, indirekte Kosten und F&A sind dasselbe) – wir benötigen eine Kopie ihrer Tarifvereinbarung. (Hinweis: Ausländische Konsortien sind auf 8 % beschränkt.)
  • Ausbildung zum Schutz der Teilnehmer an der Humanforschung Ausbildungszertifikate wenn anwendbar. Dieses Formular kann bei DHHS in der Phase „Just in Time“ angefordert werden. Seien Sie darauf vorbereitet, dies später zu bekommen.
  • Aktualisiertes Formular „Aktueller und ausstehender Support“ können von Schlüsselpersonal in der Phase „Just in Time“ angefordert werden, wenn DHHS. Seien Sie darauf vorbereitet, dies später zu bekommen.
  • Formular für Interessenkonflikte (für Nicht-UNM-Mitarbeiter), unterzeichnet vom Personal des Sub-Preisträgers.

Wenn es sich bei der Unterprämie um ein National Lab (dh LANL oder SANDIA) handelt, wird es gemäß den Richtlinien des DOE handeln und Ihnen keine Kopie ihrer F&A-Preisvereinbarung aushändigen. Bitte sammeln Sie einfach so viel wie möglich. Holen Sie sich zumindest die direkten und indirekten Kosten, vereinbaren Sie eine Leistungsbeschreibung und lassen Sie sie ein COI-Formular unterschreiben. In der Vergabephase werden die Labore auch unsere Untervergabevereinbarung nicht akzeptieren, sondern eine „Funds-In-Agreement“ oder FIA ausstellen. Das ist in Ordnung, Pre-Award wird wissen, was zu tun ist.

Originale sind NICHT erforderlich. Faxe sind in Ordnung. Gescanntes PDF/E-Mail ist auch in Ordnung.