Senior Executive Officer - Finanzen & Verwaltung

MSC09
1 Universität von New Mexico
Albuquerque, NM 87131

Physischer Standort:
Gebäude für Gesundheitswissenschaften und Dienstleistungen, 3. Etage
2500 Marmor NE

Telefon: +505 (272) 5849

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Lobo-Qualitätsverbesserungsprozess (LQIP)

Die folgenden Initiativen wurden abgeschlossen.

IT-Onboarding

Ziele

  1. Eliminieren Sie Eingabefehler im Formular zur Kontoanfrage.
  2. Reduzieren Sie die Verzögerungen bei Kontoanfragen von 1-5 Tagen auf weniger als 24 Stunden.
  3. Reduzieren Sie die Benachrichtigungsverzögerungen von 1 Tag auf keine Verzögerung nach der Erstellung der Banner-ID.

Hauptverbesserungen aus der Arbeitssitzung

  1. Kontoerstellung automatisiert mit Daten von Banner.
  2. E-Mail wird automatisch an die Vorgesetzten gesendet.
  3. Automatisierte Backup-Benachrichtigung.
  4. Filtern des Organisationscodes und Empfangen von Organisationscode-Benachrichtigungen.
  5. Programm kann als Modell für andere Bereiche verwendet werden, die automatisiert werden können.

Neuestes metrisches Ergebnis

Ab dem 11. kein weiteres Tracking

  1. Reduzierte HSC-IT-Kontoerstellung von 3-5 Werktagen auf 1 Tag & 6 Minuten
  2. Reduzierte Überprüfung und Erstellung einer HSC-NetID von 8 Minuten auf 0 Minuten, was eine Gesamteinsparung von bis heute 327.3 Arbeitsstunden bedeutet.
  3. Die Reduzierung der Arbeitszeit ermöglichte die Neuausrichtung der Ressourcen auf Mehrwertdienste für die Kunden.

Auszeichnung für Forschungsverwaltung erhalten

Ziele

  1. Reduzieren Sie Datenfehler bei der Vergabe von Auszeichnungen.
  2. Verbessern Sie die Bearbeitungszeit für die QC-Vergabe.
  3. Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente in Click hochgeladen wurden (elektronische Einreichung).

Hauptverbesserungen aus der Arbeitssitzung

  1. Eine QC-Checkliste erstellt.
  2. Implementierte Mitarbeiterrichtlinien und Erwartungen an den Prozess.
  3. Führen Sie zweiwöchentliche Schulungen zum Click-System durch.
  4. Geben Sie den Mitarbeitern Feedback zu häufigen Fehlern.

Neuestes metrisches Ergebnis

Berichtszyklus: Vierteljährlich

Ab 9 / 28 / 16:

  1. Zuschlagsfehlerquote von 90 % auf 20 % reduziert.
  2. QC-Durchlaufzeit von 2 Tagen auf 1 Tag reduziert
  3. Fehlende Dokumentation von 60 % auf 5 % reduziert.
  4. FTE-QC = 12.75; 75 VZÄ-Reduktion (durch Fluktuation).

Ausnahmen für TnE Pcard Recon

Ziele

  1. Reduzieren Sie die Zykluszeit für PCCard-Ausnahmen.
  2. Verbessern Sie die Compliance der Pcard-Inhaber.

Hauptverbesserungen aus der Arbeitssitzung

  1. Der PCard-Inhaber wird den Index und den Kontocode für die Ausgabe im Voraus identifizieren.
  2. Platzieren Sie Dokumente, die mit dem Index/der Gewährung verknüpft sind, in WebXtender zur Abfrage.
  3. Halten Sie zusätzliche Trainingsprogramme für PCCard-Inhaber ab.
  4. Umfrage für PCard-Prüfer, um herauszufinden, welche Ausnahmen routinemäßig genehmigt/verweigert werden.

Neuestes metrisches Ergebnis

Berichtszyklus: monatlich

  1. Zykluszeit ohne E-Mail-Warteschlangen: Baseline = 25 Minuten.
  2. SLA mit E-Mail-Warteschlangenzeiten: Baseline = 1 Werktag.
  3. Gesamtzahl der im Nachhinein verarbeiteten Ausnahmen pro Monat: Baseline = 140.
  4. Stapel von Ausnahmen über Chrome River (nach der Veröffentlichung), um Verbesserungen zu beobachten, wenn Gegenmaßnahmen implementiert werden können.

HSC-Award-Verwaltung - C&G-Einrichtungsprozess

Ziele

  1. Reduzieren Sie Fehler bei NGSUSHT und doppelte Eingaben
  2. Reduzieren Sie Zeitverschwendung mit Indexgenehmigungen
  3. Reduzieren Sie die Zeit für jedes FM, um auf die Anforderung und Genehmigung des Index zu warten
  4. Reduzieren Sie Ressourcen, indem Sie die NGSUSHT- und Indexanforderung nicht drucken und papierlos arbeiten

Hauptverbesserungen aus der Arbeitssitzung

  1. NGSUSHT muss elektronisch von CLICK ausgefüllt werden, um doppelten Aufwand und die Eingabe von Informationen zu vermeiden.
  2. Informationen für die Einrichtung, die aus bestehenden KLICKEN-Informationen generiert und durch Verträge und Zuschüsse aktualisiert werden. Accounting Fiscal Monitor direkt in CLICK. Elektronisches Dokument zur Einrichtung per E-Mail an Tech.
  3. Indexanforderungen werden per E-Mail gesendet, wenn sie zur Genehmigung bereit sind
  4. Möglicherweise einen nicht vom FM genehmigten Index (noch nicht genehmigt - erfordert eine FSM-Zulassung).

Neuestes metrisches Ergebnis

Ab 12 / 31 / 16: 
2016 Statistiken:

  • Juli 2016 – 9 Fehler von 97 Setups (9 %)
  • August 2016 – 9 Fehler von 116 Setups (7 %)
  • September 2016 – 4 Fehler von 108 Setups (3%)