Eine Untervergabe (manchmal auch Unterzuschuss genannt, wenn die Hauptvergabe ein Zuschuss ist, oder Unterauftrag, wenn die Hauptvergabe ein Vertrag ist) wird vergeben, wenn zwei oder mehr Institutionen bei der Durchführung eines geförderten Projekts zusammenarbeiten. Im Gegensatz zu Beratern leisten die Unterauftragnehmer einen wesentlichen Teil der programmatischen oder wissenschaftlichen Arbeit und tragen direkt zu den Projektzielen und -ergebnissen bei. Ausgehende Untervergaben unterliegen der im Tarifvertrag für Einrichtungen und Verwaltung (F&A) der UNM festgelegten Gemeinkostenbegrenzung. Wenn Sie Hilfe bei der Einstufung eines externen Kooperationspartners als Unterauftragnehmer oder Berater benötigen, konsultieren Sie bitte unser Dokument zur Klärung der Unterscheidung zwischen Untervergabe und Berater/Lieferant.
Hinweis:
Untervergabeverfahren
Befolgen Sie die nachstehenden Schritte, wenn UNM Health Sciences vorschlägt, im Rahmen eines geförderten Projekts einen Unterauftrag (OUT) an eine andere Institution zu vergeben.
SCHRITT 1: Einleitung des Unterempfänger-Verpflichtungsprozesses
Der Hauptforscher (PI) und/oder die Mitarbeiter der Abteilung sollten das elektronische Unterempfänger-Zusageformular aus dem Dashboard für Abteilungsanforderungsformulare an die kooperierende Institution senden.
Das Formular fordert vom vorgeschlagenen Unterempfänger folgende Informationen an:
Wichtig: Bitten Sie die kooperierende Institution, alle erforderlichen Unterlagen mindestens drei (3) Werktage vor dem internen Abgabetermin des Fachbereichs zurückzusenden, damit genügend Zeit für die Prüfung und Einarbeitung in das Angebotspaket bleibt.
Schritt 2: Dokumente der Unterempfänger hochladen
Laden Sie alle über das Subempfänger-Verpflichtungsformular erhaltenen Dokumente in den entsprechenden CLICK ERA Grants-Datensatz hoch.
Das Budget des Unterempfängers muss in das Gesamtbudget des UNM-Projektvorschlags einbezogen werden und wird vor Einreichung des Vorschlags vom Sponsored Projects Office (SPO) geprüft.
**Hinweis: Der UNM-Hauptcampus und die UNM-Zweigstellen gelten nicht als Unterempfänger. Mitarbeiter an diesen Standorten müssen die Kosten direkt dem Fördermittelkonto belasten; gegebenenfalls ist eine Gemeinkostenaufteilung vorzunehmen.
SCHRITT 3: Auszeichnungseinrichtung
Sobald die Förderzusage des Sponsors bei UNMHSC eingeht, vom SPO als „vergeben“ bestätigt und an die Abteilung für Vertrags- und Fördermittelbuchhaltung weitergeleitet wird, erhält die Abteilung automatisch eine Benachrichtigung, die sie auffordert, für jeden Unterempfänger einen CLICK ERA-Vereinbarungsdatensatz anzulegen. Sämtliche Unterempfängerdokumente aus dem Förderdatensatz müssen außerdem in das Modul „Vereinbarungen“ hochgeladen werden.
Die Abteilung wird im Rahmen des C&G-Förderverfahrens aufgefordert, ein Budgetblatt (ABS) vorzulegen. Der Unterempfänger sollte als separate Position im Projektbudget aufgeführt werden.
Schritt 4: Ausarbeitung und Verhandlung des Unterauftrags
Das Büro für geförderte Projekte wird die eingereichten Unterlagen prüfen und den Entwurf des Untervergabevertrags erstellen.
Es obliegt der Abteilung, sicherzustellen, dass die korrekten Unterauftragsdokumente in die Akte hochgeladen werden.
SPO wird alle notwendigen Verhandlungen mit der kooperierenden Institution koordinieren und vor der Durchführung die erforderlichen Genehmigungen einholen.
Schritt 5: Vertragsunterzeichnung
Die Untervergabevereinbarung muss von beiden Institutionen vollständig unterzeichnet werden, bevor die Arbeiten im Rahmen der Untervergabe beginnen können.
Nach vollständiger Unterzeichnung wird eine elektronische Kopie der Vereinbarung an folgende Personen übermittelt:
Schritt 6: Rechnungsprüfung und Zahlung
Nach der Ausführung wird der Unterempfänger die Rechnungen an die Vertrags- und Zuschussbuchhaltung (C&G) übermitteln.
C&G prüft die Rechnung und leitet sie zur Überprüfung und Genehmigung der Kosten an den Projektleiter weiter. Nach der Genehmigung wird die Rechnung von der Buchhaltung zur Zahlung bearbeitet.
**HINWEIS: Sollten nach der Unterzeichnung Änderungen erforderlich sein, informieren Sie bitte umgehend Ihren SPO-Ansprechpartner, um zu prüfen, ob eine formelle Änderung notwendig ist.
Checkliste für ausgehende Untervergabeanträge („Geld auszahlen“)
Folgende Dokumente sind erforderlich, wenn UNM Health Sciences die Vergabe eines Unterauftrags an eine kooperierende Institution im Rahmen eines geförderten Projekts beabsichtigt.
Erforderliche Dokumente
☐ Elektronisches Formular zur Unterempfängerverpflichtung
Die kooperierende Institution muss das elektronische Unterempfänger-Verpflichtungsformular ausfüllen und bestätigen. Das Formular erfasst wichtige institutionelle Informationen, darunter:
Der autorisierte Vertreter der Partnerinstitution (Authorized Organizational Representative, AOR) bestätigt, dass die bereitgestellten Informationen korrekt sind und dass die Institution die geltenden Bedingungen des Sponsors einhalten wird.
Wichtig: Gemäß den Bundesvorschriften müssen Unterempfänger eine aktive Registrierung bei SAM.gov aufrechterhalten und eine eindeutige Entitätskennung (UEI) erhalten.
☐ Konsortialabsichtserklärung (falls zutreffend) Gegebenenfalls wird vom Sponsor eine separate und spezifische Konsortialabsichtserklärung verlangt, die vom Bevollmächtigten der beteiligten Institution unterzeichnet werden sollte.
☐ Leistungsbeschreibung (SOW)
Eine Leistungsbeschreibung, die den Anteil des Unterauftragnehmers am Projekt darlegt, ist erforderlich. Zwar können die Aktivitäten des Unterauftragnehmers in der Antragsphase in die Gesamtprojektbeschreibung der UNM einfließen, jedoch ist nach Erhalt der Mittel eine separate Leistungsbeschreibung für den Unterauftragsvertrag erforderlich.
☐ Detailliertes Budget
Ein detaillierter Kostenplan für den Anteil des Unterempfängers am Projekt ist erforderlich.
Wenn UNM einen SF424 R&R-Antrag vorbereitet, sollten die SF424 R&R Subaward Budget Forms aus ASSIST oder Grants.gov extrahiert und der kooperierenden Institution zur Vervollständigung zur Verfügung gestellt werden.
Alle Budgetbeträge müssen mit den im elektronischen Unterempfänger-Verpflichtungsformular angegebenen Beträgen übereinstimmen.
☐ Budgetbegründung
Eine Budgetbegründung mit Beschreibung der vorgeschlagenen Kosten ist erforderlich.
☐ Biografische Skizzen für Schlüsselpersonal (soweit zutreffend)
Biografische Skizzen sollten in dem vom Sponsor geforderten Format eingereicht werden.
Für DHHS-Anträge müssen biografische Skizzen mithilfe der NIH Common Forms erstellt und über SciENcv generiert werden. PDF-Biografien, die außerhalb des NIH Common Forms-Verfahrens erstellt wurden, werden vom Fördergeber möglicherweise nicht akzeptiert.
NOT-OD-26-018 NIH-Implementierung gemeinsamer Formulare
☐ Vereinbarung über Gemeinkosten und Verwaltungskosten
Gegebenenfalls ist eine Kopie der aktuellen Vereinbarung über die Nutzung der Einrichtungen und Verwaltungskosten (F&A-Vereinbarung) der kooperierenden Institution erforderlich.
Zusätzliche Dokumente, die möglicherweise erforderlich sind
☐ Schulungszertifikate zum Schutz von Forschungsteilnehmern (falls zutreffend)
☐ Aktuelle und beantragte Unterstützung / Sonstige Unterstützungsinformationen für Schlüsselpersonal (falls vom Sponsor angefordert)
Besondere Überlegungen für nationale Laboratorien
Nationale Laboratorien (z. B. das Los Alamos National Laboratory oder die Sandia National Laboratories) können Anforderungen des Energieministeriums befolgen, die von den üblichen universitären Praktiken abweichen.
In manchen Fällen stellt das Labor keine Gemeinkostenvereinbarung (F&A Rate Agreement) zur Verfügung, sondern lediglich Informationen zu direkten und indirekten Kosten. Bei der Bewilligung von Fördermitteln können nationale Labore anstelle des Standard-Untervergabevertrags der UNM eine Mittelzuweisungsvereinbarung (Funds-In Agreement, FIA) abschließen. Das Büro für Drittmittelprojekte ist mit diesen Abläufen vertraut und arbeitet eng mit dem Labor zusammen, um die Kooperation zu erleichtern.
Einreichungshinweise
Im Folgenden beantworten wir einige der häufigsten Fragen zu Unterverträgen. Sollten Sie eine Frage haben, die hier nicht behandelt wird, wenden Sie sich bitte an Susan Ponce unter (505) 272-9383 oder per E-Mail an HSC-Subawards@salud.unm.edu.
Bei einer Untervergabe handelt es sich um eine Vereinbarung, wonach ein Empfänger von Fördermitteln (der Hauptempfänger) einen Teil dieser Fördermittel an eine andere Institution (den Unterempfänger) weitergibt, um einen wesentlichen Teil der programmatischen oder wissenschaftlichen Arbeit des Projekts durchzuführen.
Der Unterauftragnehmer ist für die Erfüllung eines definierten Arbeitsumfangs, die Einhaltung der geltenden Vorgaben des Auftraggebers und die direkte Mitwirkung an den Projektzielen verantwortlich. Der Hauptauftragnehmer bleibt gegenüber dem Auftraggeber für die Überwachung der Leistung des Unterauftragnehmers verantwortlich.
Wenn eine andere Institution einen Teil der vorgeschlagenen Arbeiten ausführen soll, sollte der Unterauftragnehmer bereits bei der Entwicklung des Projektvorschlags benannt werden.
In der Antragsphase sollten die Fachbereiche Folgendes von der kooperierenden Institution einholen:
Diese Dokumente sollten in den CLICK ERA Grants-Datensatz hochgeladen und dem Antragspaket beigefügt werden, das dem Sponsored Projects Office (SPO) zur Prüfung vorgelegt wird.
Nach der Auftragsvergabe wird SPO den Unterauftragsvertrag vorbereiten, aushandeln und abschließen.
Wenn eine andere Institution beabsichtigt, UNM Health Sciences als Unterempfänger einzubeziehen, sollte die Abteilung während der Entwicklung des Vorschlags mit SPO zusammenarbeiten und sicherstellen, dass der Vorschlag zur institutionellen Prüfung und Genehmigung über CLICK weitergeleitet wird.
Zu den häufig erforderlichen Dokumenten gehören:
Wird die Finanzierung bewilligt, stellt der Hauptempfänger der UNM Health Sciences einen Unterauftragsvertrag zur Prüfung, Verhandlung und Ausführung aus.
Ein Lieferant (Auftragnehmer) bietet Waren oder Dienstleistungen im Rahmen seiner normalen Geschäftstätigkeit an und bietet in der Regel vielen Kunden ähnliche Dienstleistungen an.
Ein Unterauftragnehmer übernimmt einen wesentlichen Teil der Arbeiten des geförderten Projekts und trägt direkt zur Erreichung der Projektziele bei.
Indikatoren für eine Unterempfängerbeziehung:
Indikatoren für eine Lieferantenbeziehung:
Ein Berater bietet gegen Gebühr professionelle Beratung oder spezialisiertes Fachwissen an, führt aber keinen wesentlichen Teil der Arbeiten des Projekts selbst aus.
Berater typischerweise:
Unterauftragnehmer hingegen übernehmen einen definierten Teil des Projekts und tragen direkt zur Erreichung der Projektziele bei.
Unterempfänger sollten so früh wie möglich während der Projektentwicklung identifiziert werden.
Die Beschaffung der Unterlagen der Unterempfänger vor der Einreichung des Angebots trägt dazu bei, eine genaue Budgetierung, korrekte Gemeinkostenberechnungen, die Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften und die rechtzeitige Einreichung des Angebots sicherzustellen.
Die Anforderungen variieren je nach Sponsor; üblicherweise werden jedoch folgende Dokumente benötigt:
Die vollständigen Anforderungen entnehmen Sie der Checkliste für ausgehende Unteraufträge.
Ja. Die Gemeinkosten werden gemäß der mit der UNM auf Bundesebene ausgehandelten Gemeinkostenvereinbarung und den veröffentlichten Richtlinien des Sponsors berechnet.
Bei Bundeszuwendungen, die auf der Basis der modifizierten gesamten direkten Kosten (MTDC) beruhen, werden die Gemeinkosten in der Regel nur auf die ersten 50,000 US-Dollar (bzw. 25,000 US-Dollar) jeder Unterzuwendung erhoben, es sei denn, die Anforderungen des Förderers schreiben etwas anderes vor.
Die Abteilungen sollten sich an SPO wenden, wenn sie Fragen zu den Gemeinkostenberechnungen haben.
Nein. Der UNM-Hauptcampus und die Zweigcampusse gehören derselben juristischen Person an und gelten nicht als Unterempfänger.
Die Mitarbeiter an diesen Standorten belasten in der Regel direkt den Projektauftrag, und eine Aufteilung der Gemeinkosten kann erforderlich sein, wenn mehrere UNM-Organisationen an einem Projekt beteiligt sind.
Ja. Nationale Laboratorien wie das Los Alamos National Laboratory (LANL) und die Sandia National Laboratories (SNL) orientieren sich häufig an den Vorgaben des Energieministeriums, die von den üblichen universitären Vorgehensweisen abweichen.
Diese Organisationen bieten möglicherweise keine Pauschalvereinbarung für Gemeinkosten an und nutzen alternative Vereinbarungsmechanismen. SPO ist mit diesen Regelungen vertraut und arbeitet direkt mit dem Labor zusammen, um die Kooperation zu erleichtern.
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